Je kunt me niet blijer maken. Maandagochtend, stapels werk, volle inbox en ik zie um al staan: UITNODIGING Projectgroep Bladibla. Wat een ellende.
Ik ben geloof ik geen vergadertype. Een bila of trila gaat nog net, maar zodra we qua aantal kunnen klaverjassen trek ik het niet.
Het begint al bij binnenkomst. Negen van de tien keer ben ik te vroeg en de helft van de deelnemers te laat, dus dat betekent even kletsen, thee halen, mail afhandelen, koffie halen voor die leuke jongen van de boekhouding, op mijn telefoon of op een kladje dingen die me alvast te binnen schieten noteren, gunstig plekje zoeken en wachten tot de rest wel/niet komt opdagen.
‘Negen van de tien keer ben ik te vroeg, dus dat betekent even kletsen, mail afhandelen en koffie halen voor die leuke jongen van de boekhouding’
En dan de vergadering zelf. Als dan eindelijk iedereen zit, heeft er eentje een geluidje van z’n telefoon aan staan, of erger nog de trilfunctie, en elke keer als die telefoon ademhaalt is de deelnemer even in de ban van dat wat belangrijker is dan de mensen om zich heen. Mensen die zeggen: ‘Ja ik moet over een half uur weg, eerst mijn punt bespreken graag.’ Of een voorzitter die geen agenda heeft of de agenda links laat liggen en een uur lang zweeft en zwerft langs zinloze discussies.
Gênantste was de keer dat de voorzitter bij de eerste bijeenkomst aan iedereen vroeg: ‘Wat is je rol in deze groep?’ En iemand antwoordde: ‘Geen idee .’ En iedereen instemmend knikte om vervolgens bij iedere vergadering allemaal stug op te blijven dagen. Uiteindelijk resultaat van deze groep: niks.
Gelukkig zijn we de tijd van notulen van de vorige vergadering per pagina doornemen en na akkoord getekend en gereed voor archiveren, voorbij. Ik ken een secretaresse die eens midden in de notulen typte: ‘En het schaapje zei: Beeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeh.’ Gewoon om te kijken of het iemand op zou vallen. Niemand…
‘Er staat niks op de agenda, maar de vergadering staat gepland, dus gaan we twee uur bij elkaar zitten’
Zelf was ik nogal een luie secretaresse. Ik maakte alleen actie- en besluitenlijsten. Datum vergadering, actie, actie door, actie vóór. Makkelijker kan ik het niet maken.
De ergste vergaderingen zijn voor mij vergaderingen van bijvoorbeeld een ouderraad of vereniging. Er staat niks op de agenda, maar hij staat gepland, dus we gaan twee uur bij elkaar zitten. Op het moment dat dan de binnengekomen post rondgaat en iemand met uitgestreken gezicht meldt: Poststuk 1: Sligro-folder. Poststuk 2: …. kun je mij van de vloer vegen.
In de loop der jaren heb ik bij verschillende organisaties stapels vergaderregels/-tips/-geboden ontdekt. Sommige streng en belerend:
* Probeer niet leuk gevonden te worden, maar wees serieus.
Sommige het onthouden waard:
* Zet een vergadering in de agenda op 25 of 50 minuten, zo houd je 5 of 10 minuten over om te verkassen, plassen, adem of koffie te halen.
* Maak van vergadertijd geen actiebespreektijd, maar actiedoetijd. Bord aan de muur of download allemaal Trello. To do, busy, done en allemaal aan de gang.
* Bij Gemeente Medemblik hebben ze in vergaderzalen een poster met een smiley en een poster met een sad face hangen. Je kunt daarmee doen wat je wilt. Start de vergadering met elkaar staand voor de posters. Schrijf op post-its wat goed gaat en wat minder. Plak ze op de borden en je weet meteen waar je de energie op moet zetten.
* Film je collega direct aan het eind van de vergadering en vraag een korte samenvatting te geven van de hoogtepunten en besluiten. Gewoon telefoon op je snoet, niks testen of bedenken of je haar wel goed zit. App het filmpje door en de afwezigen zijn ook meteen bijgepraat.
* Mijn favoriet: stel jezelf de vraag ‘Is deze vergadering wel nodig?’
* De EHBO-waaier van Ynnovate. Een walhalla aan vergadertips ligt al 2 jaar in mijn kast te wachten tot het tijd is voor een nieuwe wind. Wie weet….
‘Tegenwoordig zeg ik vaak eerlijk dat ik niet zo’n vergadertype ben, dat mensen me dan niet in mijn kracht treffen’
Tot die tijd, als ik er niet onderuit kom, probeer ik in de cirkel van invloed te stappen en pas ik af en toe een tip toe en bedenk ik dingen om de vergadering op te leuken. Zoals de tip van een ex-collega die aan het begin van de vergadering altijd aan iedereen vroeg: ‘Wat is je nieuws van de week?’ Mag van alles zijn, kort en bondig, als het maar positief, opbouwend, leuk of grappig is. Dus dat je kleinkind geboren is, het nieuwe ziekenhuis in onze gemeente wordt gebouwd, je bij een onwijs leuke lezing was of een inspirerend boek aan het lezen bent. Meteen een positieve start en groei van het teamgevoel.
En… tegenwoordig zeg ik het vaak gewoon eerlijk. Dat ik niet zo’n vergadertype ben, dat mensen me dan niet in mijn kracht treffen en dat ik blij word van ideeën, oplossingen en actie(s).
Vergaderergernissen, we kennen ze allemaal, maar heb je nog een goede vergadertip? Ik hoor hem graag.
Interessant verhaal met de nodige humor