Innovatieprocessen rond datagedreven publieke diensten

Ambtenaren innoveren met behulp van data hun publieke diensten. Dat werd duidelijk uit mijn vorige artikel. Hierbij is het belangrijk om het innovatiedenken te integreren in gemeentelijke processen. Wat is dan de kern van het innovatiedenken voor de gemeente?

In dit artikel werk ik de sleutelprocessen rond datagedreven publieke innovatie uit:

1. Start met een heldere probleemdefinitie vanuit de publieke taak die je uitvoert. Sta daarbij open voor de kansen die nieuwe technologieën bieden om je eigen werk en het leven in de stad te verbeteren. Zo zijn data een middel om te werken aan een oplossing, in plaats van een doel in zichzelf.
   * Op drukke dagen hebben bezoekers van de stad moeite om lege parkeerplaatsen te vinden, daardoor komen ze in de woonwijken terecht.
2. Analyseer de informatiebehoefte die vervuld moet worden om het probleem op te lossen. Ga hiervoor in gesprek met de eindgebruiker (eigen afdeling, andere afdeling, inwoner, bezoeker, etc.) van de te ontwikkelen dienst. Onderzoek hoe data passen bij deze informatiebehoefte. Niet alleen de inhoud van de informatie is hierbij van belang, ook de vorm waarin de informatie gepresenteerd wordt.
   * De bezoekers willen, voordat ze de stad bezoeken, informatie hebben over de snelste route naar de stad. Hierbij vinden ze het belangrijk om niet in de file te staan en snel te kunnen parkeren. De informatiebehoefte van de bezoekers is dan een overzichtelijk kaartje met parkeer- en file-informatie (via een website of app).

Als zowel de probleemdefinitie als informatiebehoefte helder zijn, worden in samenhang de volgende stappen uitgevoerd. Daarbij kunnen probleemdefinitie en informatiebehoefte ook weer aangescherpt worden.

3. Om tot een oplossing te komen kunnen data, kennis en organisaties of afdelingen worden samengebracht. Het is daarbij bijna een voorwaarde om over de muren van je eigen afdeling heen te kijken. In de gemeentelijke organisatie, én in de stad zijn er partijen die ook belang hebben bij (een deel van de) oplossing voor jouw probleem. Denk dus ook vanuit (eigen)belangen van andere partijen. Haak deze partijen aan, zodat ze data, kennis of andere middelen kunnen inbrengen. Zoek ook binnen de organisatie naar (financiële) support. Betrek ook de eindgebruiker (uit stap 2) weer bij het proces.
   * Er zijn particuliere parkeergarages in de stad, die graag willen meedoen met het ontsluiten van hun bezettingsgraad op het internet (zodat ze hun vrije plekken kunnen ‘adverteren’). Daarnaast heeft de verkeersdienst informatie over drukte in de stad. Zij willen deze data gratis aanleveren, omdat ze een belang hebben. Jij hebt een klein potje geld, en zo werk je samen met city marketing aan een website voor de bezoekers.
4. Begin klein. Experimenteer in korte cycli en kleine stapjes. Bouw en test zo samen met anderen (de aangehaakte organisaties en eindgebruikers) het concept van de dienst. Onderzoek hoe je data kunt koppelen, waar er meerwaarde wordt gecreëerd, hoe de data het best omgezet kan worden in informatie en hoe er omgegaan kan worden met privacy. Experimenteer ook met de rol die de gemeente kan aannemen in de te leveren dienst, bv. als innovator of launching customer. Laat het experimenteren niet te lang duren; zet in op de concrete ontwikkeling van de dienst.
   * Het is niet precies duidelijk welke data gekoppeld kan worden, daarom probeer je verschillende koppelingen uit en bedenk je wat uitkomsten betekenen in relatie tot de oplossing van het probleem. Doordat je dit proces samen met de eindgebruiker vormgeeft, wordt daarbij de informatiebehoefte veel scherper gedefinieerd.
5. In heel het innovatieproces rond de te ontwikkelen dienst is evalueren en leren van groot belang. Durf daarbij kritisch te kijken of het proces de goede richting op gaat, en evalueer op verschillende momenten. Schrijf daarbij op wat je ervan geleerd. Zo gaat opgedane kennis niet verloren.
   * Je ziet dat het experimenteren wel erg lang duurt, waardoor de kans bestaat dat het project verzandt. Je evalueert de experimenten, en neemt daaruit een aantal aspecten die je nodig acht om ook echt een dienst te ontwikkelen. Daarbij stuur je het project richting de concrete ontwikkeling.

Deze drie stappen worden voortdurend gezamenlijk uitgevoerd. Daarna is het doel dat de dienst daadwerkelijk gebruikt moet gaan worden door de eindgebruiker waarmee de dienst (deels) is ontwikkeld. In deze stap komt de focus te liggen op het gebruik, maar wordt er zeker ook nog doorontwikkeld.

6. Het verspreiden gebeurt op twee manieren. De dienst zelf wordt verspreidt, waarbij marketing gebruikt kan worden, of de eindgebruiker zelf wordt ingezet om de dienst aan te prijzen. Daarnaast kunnen ook de opgedane kennis en vaardigheden in het innovatieproces verspreid worden. Omdat innovatie rond data nog nieuw is voor gemeenten, is het ook belangrijk om binnen je eigen organisatie te verspreiden wat je geleerd hebt in het innovatieproces. Daarnaast moet de innovatie geborgd worden. Zeker in gemeentelijke organisaties is innovatie vaak ad hoc, en schuurt het met de standaard beheersprocessen. Vanaf de experimenteerfase moet er daarom al nagedacht worden wie er verantwoordelijk gaat worden als de innovatie een reguliere dienst wordt. Daarnaast is het belangrijk om gegevensleveringen vast te leggen.
   * De dienst die je ontwikkeld hebt wordt aangeboden via de website van City Marketing. Je krijgt veel feedback van de gebruikers, en besluit een nieuwe versie te ontwikkelen. Ondertussen heeft City Marketing besloten om de verantwoordelijkheid van de uitvoer van de dienst op zich te nemen, en hebben de andere partijen zich gecommitteerd aan de levering van data.

Op hoofdlijnen zijn dit sleutelprocessen rond datagedreven publieke innovatie. Duidelijk is hierbij de actieve houding van gemeenten in het zoeken naar hun rol binnen het kader smart city. Gemeenten moeten zich niet laten meenemen door de hype rond smart city, maar denken vanuit hun publieke kerntaken en openstaan voor mogelijkheden die data en ict bieden.