Agile werken in de publieke sector

Een ‘agile’ overheid speelt met kortcyclische processen in op wensen van haar inwoners en werkt bij de levering van publieke diensten intensief samen met bedrijven, inwoners en het maatschappelijke middenveld. Ze creëert ruimte, werkt in netwerken van multidisciplinaire teams aan alternatieven, stuurt bij en streeft tegelijkertijd naar kostenverlaging en kwaliteitsverhoging van diensten. Voor wie geïnteresseerd is in agile werken, is De complete projectmanager. Essentie en toepassing van projectmanagement en Agile leiderschap van Roel Wessels een mustread. Een recensie van Dave van Ooijen.

‘Agile’ is een Italiaanse muziekterm die ‘snel, beweeglijk’ betekent en uitgaat van onzekerheden als een gegeven en niet als iets onwenselijks. Juist in een onzekere en dynamische omgeving als de binnenstad van Amsterdam, waarin veel niet voorspelbaar is, is agile werken eigenlijk de enige manier om een project tot een goed einde te brengen. Het is een stijl van werken die de projectleider aanzet om een meer coachende en faciliterende houding aan te nemen en een omgeving te creëren waarin het nemen van verantwoordelijkheid door de teamleden expliciet wordt gestimuleerd en mogelijk gemaakt.

Gelukkig krijgt agile werken ook in de publieke sector langzaam vorm. Steeds vaker wordt binnen overheidsdiensten (UWV, Belastingdienst, CJIB, DUO, BZK) gekozen voor een agile ontwikkelmethode, dan wel voor de gecombineerde aanpak van agile en ’traditioneel’ projectmanagement. agile werken wordt door Roel Wessels niet gezien als een methode die tegenover traditionele methoden staat zoals PRINCE2, DSDM, ICB en IPMA. Nee, Roel Wessels pleit er juist uitdrukkelijk voor agile management niet te zien als een model dat in de plaats komt van traditionele methoden en projectmodellen, maar als een aanvulling daarop.

Eenvoud
Agile projectmanagement vraagt om een andere manier van denken en werken. Het traditionele projectmodel is volgens Wessels in beginsel gebaseerd op het ‘watervalmodel’. Daarbij worden de diverse fasen van een project na elkaar doorlopen en start de volgende fase pas als de vorige voor 100 procent is afgerond en je even niet terug kunt naar de vorige fase. Agile management, volgens Wessels ook een alternatief voor concurrent engineering waarbij projectfasen parallel worden uitgevoerd, is er juist voor de meer complexe projecten waar er door de ontwikkeling van de samenleving steeds meer van zijn.
Hoewel de agile aanpak inmiddels geïntegreerd is in PRINCE2 en andere methoden, kan het ook met andere traditionele projectmodellen worden gecombineerd, afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt. Ze zijn complementair en kunnen samen in een project worden toegepast. Agile werken ondersteunt de grote behoefte die er is aan eenvoud en het zich concentreren tot de essentie.

Kortcyclisch
Agile is niet alleen een persoonlijke stijl van leidinggeven, maar ook een projectmanagementmodel, zegt Wessels. Binnen traditionele (waterval)projecten biedt agile mogelijkheden om de wendbaarheid, de focus op tussenresultaten en de autonomie van teamleden te vergroten. Net als Design for X (DfX), een methode waarbij in de ontwikkelfase van een project wordt gekeken naar de kritische parameters die aan het eind van het project moeten zijn gerealiseerd, biedt het agile model een tweede manier om vroeg feedback te krijgen in een project.

Evenals bij ‘scrum’, een agile manier van werken waarin ook sprake is van korte sprints, wordt bij agile tijdens de projectinrichtings- en de ontwikkelfase meerdere iteraties doorlopen. Agile is daarom net als ‘scrum’ heel geschikt voor toe passing in de publieke sector. Zoals PwC eerder op basis van studies en eigen inzichten heeft vastgesteld, kan een transitie naar een ‘ agile’ overheid worden gerealiseerd wanneer de publieke sector zich baseert op tien samenhangende principes.
Die samenhangende principes komen, hoewel soms niet expliciet benoemd, ook in het boek van Wessels voor. Zo is een agile overheid transparant, toegankelijk en wendbaar. Het behandelt haar inwoners klantvriendelijk, zonder daarbij de waarden van de democratische rechtstaat, zoals rechtvaardigheid, gelijkheid, representatie en participatie, uit het oog te verliezen. agile werken is daarmee waardegedreven.
Een agile overheid speelt met kortcyclische processen snel in op wensen van haar inwoners en werkt bij de levering van publieke diensten intensief samen met bedrijven, inwoners en het maatschappelijke middenveld. Een dergelijke overheid creëert ruimte, werkt in netwerken van multidisciplinaire teams aan alternatieven, stuurt waar nodig bij en streeft daarbij tegelijkertijd naar kostenverlaging en kwaliteitsverhoging van diensten. Daarnaast zorgt het dat het op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen in de omgeving met als doel zich in een vroeg stadium en gedurende alle ontwikkelingsfasen snel aan te kunnen passen aan veranderende omstandigheden. Tot slot legt een agile overheid vanaf de start van een project focus op resultaat en maatschappelijke effecten (outcomes), neemt zij verantwoordelijkheid en is zij afrekenbaar op effecten.

Hoe?
Het boek van Roel Wessels gaat niet over ‘wat’ je moet doen, maar over de vraag ‘hoe’ je het moet doen. Hoe je als projectmanager door je stijl met een proactief en beïnvloedend gedrag ook in moeilijke situaties regie kan houden. Hoe je een beïnvloeder wordt van de weg naar het resultaat, van je omgeving, van je team én van je eigen effectiviteit. Op basis van wat hij de afgelopen twintig jaar heeft geleerd over projectmanagement en leiderschap is hij op zoek gegaan naar de essentie om projecten succesvol aan te sturen.
Het boek geeft met voorbeelden uit de eigen praktijk van Roel Wessels een goed beeld over hoe het vak van projectmanager in de afgelopen twintig jaar is veranderd. De steeds sneller veranderende samenleving vraagt meer en meer om projectmanagers die met onzekerheden en steeds wisselende teams kunnen omgaan en een persoonlijk stijl hebben ontwikkeld om het maximale uit zichzelf en het team te halen.

De bakermat van Wessels is de maakindustrie. Zo was hij lange tijd als directeur Innovatie verantwoordelijk voor de productontwikkeling bij de hightech machinebouwer Assembléon. Vanuit deze ervaring komen in het boek tal van methoden aan de orde die in de wereld van industrieel ontwerpers worden gebruikt om van ontwerp, via een prototype Naar verificatie toe te werken. Ook al is het boek ontstaan vanuit de hoek van het industrieel ontwerp, het is zeer toegankelijk voor de algemene projectmanager, ook in de publieke sector. Vooral omdat het bij agile gaat om een mentaal ontwikkelingsmodel, kan ook de projectmanager in de publieke sector zeer veel leren van hoe een projectmanager uit de hoek van het industrieel ontwerp een project runt.
Bij lezing van de verschillende tips, tricks en tools in het boek zal de gevorderde projectleider diverse malen een ‘aha-erlebnis’ krijgen. Niet omdat hij het al wist, maar omdat hij door ervaring rijk geworden merkt dat hij bepaalde aanpakken al enige tijd ‘onbewust’ toepast. Dat was althans wat mij overkwam. Mijn ‘aha-erlebnis’ kreeg ik toen ik al lezende ontdekte dat ik al enige tijd het agile gedachtegoed in combinatie met best practices van de ’traditionele’ instrumenten in mijn werk heb geïntegreerd.

Projecten zijn fun
De complete projectmanager is een boek geworden dat u in korte tijd laat zien op welke wijze agile werken gecombineerd kan worden met tal van ’traditionele’ projectmodellen. Het boek is systematisch opgebouwd met anekdoten van de auteur zelf, met wijsheden op diverse ’tegeltjes’ die verspreid in het boek staan, tal van figuren en korte krachtige samenvattingen per hoofdstuk waarin de essentie wordt herhaald.
Het is met liefde en aandacht voor het vak van projectmanager geschreven. De inhoud is de afgelopen vijf jaar in vierdaagse masterclasses aan meer dan driehonderd professionals overgedragen en verfijnd. Projecten zijn fun, zegt Wessels. En dat is aan het eindresultaat af te lezen. Het boek is een welkome aanvulling op de vele managementboeken die over dé methode gaan, maar weinig zeggen over hoe u met uw gedrag het verschil kan maken. Of u nu als projectmanager in de maakindustrie actief bent of in de publieke sector. Niet de methoden maken het verschil, aldus Wessels, maar de persoon die deze toepast. Dankzij de didactische gaven van Roel Wessels wordt de lezer voortdurend geprikkeld om de essentie tot zich te nemen en deze toe te passen van uit zijn eigen persoonlijke stijl, en daarmee ‘een complete’ projectmanager te worden.

Roel Wessels, De complete projectmanager. Essentie en toepassing van projectmanagement en Agile leiderschap, Van Haren Publishing, 266 pagina’s, 2016.