Afhankelijk van ict

Fouten in registraties verspreiden zich door gegevensuitwisseling als een olievlek over (overheids)organisaties, correctie van de gevolgen echter niet. Vaak is ook niet te overzien welke gevolgen een verkeerde registratie heeft bij andere overheden. In een serie van zes artikelen gaat Arjan Widlak van de Kafka Brigade in op de situatie van Saskia, die door dit probleem met grote, langdurige administratieve en financiële problemen wordt geconfronteerd.

In de andere delen (lees hier deel 1, deel 2, deel 3, deel 5 deel 6) zagen we dat Saskia – nadat haar auto was gestolen – meer dan tien jaar lang wegenbelasting moest blijven betalen en boetes kreeg omdat ze haar gestolen auto niet APK kon laten keuren. De politie erkent in 2014 een fout gemaakt te hebben. De zaak blijkt dan echter niet opgelost. De grote uitvoeringsorganisaties, als Belastingdienst en CJIB, lukt het niet de zaak te corrigeren, noch om een compleet overzicht te geven van onterecht betaalde boetes en aanslagen van de eigen organisatie. Als de politie na twee jaar tot een gesprek over schadevergoeding bereid is, wordt actie beloofd, maar volgt stilte. In dit deel kijken we naar de bijzondere rol van ict in dit geheel.

Gegevensuitwisseling
Dat Saskia na de diefstal van haar auto opeens weer oproepen krijgt om haar auto APK te laten keuren en om wegenbelasting te betalen komt in essentie door gegevensuitwisseling. De politie meldt dit bij de Rijksdienst voor het Wegvervoer (RDW) die het kentekenregister beheert waarin alle voertuigen zijn geregistreerd. Zo komt het voertuig weer op haar naam te staan. De RDW verbindt hieraan consequenties: zij moet dit voertuig APK laten keuren. De Belastingdienst heeft ook toegang tot deze registratie en ook zij verbindt hieraan consequenties: zij moet weer wegenbelasting gaan betalen. Toch is er iets opvallends aan hoe die gegevensuitwisseling is georganiseerd. Als de politie de auto op haar naam zet, start als vanzelf de wegenbelasting. Maar als Saskia in mei 2011 de auto van haar naam krijgt, stopt de wegenbelasting niet vanzelf. De Belastingdienst bevestigt dat ze in elk geval tot het laatste kwartaal van 2012 aanslagen bleef ontvangen. Als de RDW de afhandeling van aanslagen en boetes overdraagt aan het CJIB, dan volgen als vanzelf incasso’s, verhogingen en  deurwaarders, maar een correctieverzoek kan niet verwerkt worden. De uitwisseling van gegevens wordt eenzijdig gebruikt: wel in het belang van organisaties, niet in het belang van burgers.

Blind vertrouwen
De drijvende krachten achter gegevensuitwisseling zijn de werkprocessen van organisaties: wat hebben zij nodig voor de uitvoering van hun taken. Het is heel gebruikelijk om gegevens door te geven aan collega-organisaties binnen en buiten de overheid. Het is echter heel zeldzaam dat burgers worden geïnformeerd over wijzigingen in een registratie. Nog ongebruikelijker is dat een burger te horen krijgt welke consequenties met een wijziging samenhangen of op basis van welke bron wijzigingen worden doorgevoerd.
De gevolgen kunnen echter heel groot zijn. Maar voor een belangrijk deel hebben burgers niets te vertellen over hun registratie door de overheid en de daarbij horende gegevenskoppelingen. De politie wordt door alle partijen via het ict-systeem blind vertrouwd, ook als dit onjuist blijkt. Saskia echter moet bewijzen dat zij de auto niet heeft. En als een aangifte niet genoeg is, wordt het lastig bewijzen dat je een auto niet hebt.
Dat het juist de politie is geweest die de auto op haar naam heeft gezet en juist nadat ze aangifte heeft gedaan, dat weet Saskia niet. Zij krijgt te maken met RDW, Belastingdienst en CJIB. Ze wordt wel een keer verwezen naar de politie. Maar als ze op het bureau gaat informeren, wordt ze weggestuurd. Ze kunnen niets vinden en dus kunnen ze niets voor haar doen. De uitvoeringsorganisaties blijven haar benaderen. Saskia denkt daarom een probleem te hebben met Belastingdienst en RDW in plaats van met de politie. De overheid is ondoorgrondelijk geworden door haar gegevenskoppelingen. De politie doet wat en geheel andere organisaties worden als een deus ex machina actief. Maar met hen kan Saskia niet het probleem oplossen.

Geen correctie van fouten
De oorzaak van alles is dat Saskia niet werd geïnformeerd over het feit dat haar auto was teruggevonden. Ze kreeg de auto niet terug en hoewel ze herhaaldelijk haar aangifte heeft laten zien werd zij nooit serieus genomen of geïnformeerd. De fout veroorzaakte problemen die zich als een olievlek over de verschillende overheidsorganisaties verspreidden. Onterechte aanslagen gingen vooraf aan onterechte boetes en die aan onterechte verhogingen. En zo raken weer nieuwe organisaties betrokken, zoals het CJIB. Je zou verwachten dat de oplossing zich op dezelfde manier als een olievlek verspreidt over de organisaties. Je zou verwachten dat een correctie zou leiden tot teruggave van de onterecht betaalde wegenbelasting en teruggave van de onterecht betaalde boetes. Maar zo werkt het niet.
Er is niet voorzien in een automatische correctie van besluiten die als vanzelf voortvloeien uit wijzigingen in de registratie. Om de fout te herstellen moet Saskia naar elk van de organisaties. Welke dat zijn, moet zij ontdekken uit het feit dat zij er consequenties aan hebben verbonden. En vervolgens blijken deze organisaties hiertoe niet in staat. Dit onvermogen om consequenties en geautomatiseerde besluiten ook automatisch en centraal te corrigeren is waarom de auto niet met terugwerkende kracht van haar naam gehaald wordt. De cryptische verklaring dat dit ‘de zuiverheid van de registratie ernstig zou aantasten’ – al is dit meer conform de werkelijkheid – betekent dat afnemers van de registratie niet toegerust zijn voor correcties.

Rol van ict
Het onvermogen van de individuele organisaties om Saskia te helpen, kan voor een belangrijk deel verklaard worden uit het feit dat professionals afhankelijk zijn van de inrichting van de ict. Waar vroeger een professional de discretionaire ruimte kon nemen om in een bijzonder geval anders te besluiten, is hij nu gebonden aan wat in de ict verwerkt kan worden. Een burger kan bewijzen aanleveren, maar als de gegevens niet in het systeem zitten, kan de professional er geen consequenties aan verbinden. Discretionaire ruimte ligt steeds minder bij de professional aan de balie. De werkelijke discretionaire ruimte ligt bij de ontwerper van het ict systeem, wat hij overziet en voorziet en de mate waarin dat in de systemen van alle organisaties tegelijkertijd het geval is.