Sinds de ingang van de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 ligt er nog meer druk op overheden om Woo-verzoeken tijdig af te handelen. Het informeel afhandelen van zo’n verzoek lijkt een uitkomst om de termijn en het formele proces te omzeilen. Maar strookt het streven van overheden naar het informeel afhandelen van Woo-verzoeken wel met transparantie?
In september begon ik als onderzoeker bij Open State Foundation in samenwerking met het Instituut Maatschappelijke Innovatie aan een onderzoek naar de voortgang van de Woo-implementatie bij gemeenten, provincies en ministeries. Het doel is het in kaart brengen van de uitvoering van de Woo; hoe overheden dit vormgeven en wat obstakels zijn. Eén van de vragen die we ze voorleggen is deze: welke acties zijn er in gang gezet om de afhandeling van Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn te realiseren? Steevast krijgen we als antwoord: contact opnemen met de verzoeker. Vaak om de informatievraag te specificeren, maar volgens meerdere overheden ook om uit te zoeken of een Woo-verzoek niet informeel afgehandeld kan worden. Verschillende overheden spraken hun voorkeur uit voor zo’n informele behandeling, omdat daarmee een bureaucratisch proces voorkomen kan worden.
Niet openbaar maken
De ene gemeente gaf aan alleen informatieverzoeken informeel af te handelen, de andere gemeente zei te kiezen voor informele afhandeling wanneer het een simpel Woo-verzoek betreft. Een provincie streeft naar informele afhandeling, ook als het over specifieke documenten gaat. De rode draad is dat een informele behandeling vrijwel altijd hand in hand gaat met het niet openbaar maken van documenten voor het bredere publiek. Relevante documenten worden alleen met de individuele verzoeker gedeeld.
‘Is deze vorm van uitvoeren een wenselijke uitvoering van de Woo?’
Als onderzoeker bij Open State Foundation – een organisatie die pleit voor openbare overheidsinformatie – sloeg ik steil achterover toen ik deze motivering voor het eerst hoorde. Het streven naar een informatieverzoek afhandelen door middel van een belletje of een kop koffie op het Provinciehuis is toch niet wat we bedoelen met overheidstransparantie? Deze verzoeker heeft misschien zijn antwoord, maar waar kan een andere geïnteresseerde dit terugvinden? Is dit een wenselijke uitwerking van de Woo, een wet die openbare overheidsinformatie moet bevorderen?
Positieve feedback
Toen ik deze motivering vaker hoorde van Woo-contactpersonen en programmamanagers, begon ik me langzaam te realiseren dat deze aanpak tegelijkertijd een positief doel dient: het herstellen van vertrouwen van de burger in de overheid. De contactpersonen en programmamanagers vertelden over de positieve feedback die ze van verzoekers krijgen op deze werkwijze. Ze waarderen het persoonlijke contact, en hebben vaak ook geen zin in het bureaucratische proces dat een formeel Woo-verzoek met zich meebrengt. Volgens medewerkers bij overheden zijn burgers meestal niet geïnteresseerd in e-mailverkeer tussen politieke ambtsdragers of convenanten, maar zijn vooral nieuwsgierig naar de redenering achter een besluit. Verzoekers voelen zich meer geholpen met een telefoongesprek van een half uur dan met honderden pagina’s aan documenten. Dat de verzoeker zich gezien voelt, en dat deze informele aanpak daarmee bijdraagt aan het vertrouwen in de overheid is goed voor te stellen.
‘Moet de overheid voor de hele samenleving transparant zijn of voor de individuele burger?’
Dit creëert een dilemma. Enerzijds maakt een overheid geen informatie openbaar naar aanleiding van een informatieverzoek, anderzijds bevordert de informele aanpak de relatie tussen burger en overheid. Is dit hoe we de Woo voor ons hadden gezien? Dat informatievragen beantwoord worden, maar niet met het openbaar maken van documenten? Dat een overheid zich transparant opstelt naar een individuele burger, maar niet naar de hele samenleving?
Formeel en informeel
Ter nuancering: het is niet zo dat het gros van de Woo-verzoeken informeel wordt afgehandeld. Sommigen gaven aan dat het om een klein percentage zou gaan, al hadden ze geen concrete cijfers. Toch brengt dit een interessante observatie aan het licht. De persoonlijke benadering lijkt voor de overheidsmedewerkers niet te verenigen met het formele Woo-afhandelingsproces; het is het een óf het ander.
Maar zouden we niet moeten streven naar een werkwijze waarmee formeel en informeel verbonden worden? Het is niet zo dat de formele afhandeling en de persoonlijke benadering haaks op elkaar staan. Sterker nog, ze kunnen elkaar versterken. Wanneer er tijdens een telefoongesprek of fysieke afspraak verwezen wordt naar een paar documenten die door worden gestuurd naar de verzoeker, kunnen deze documenten ook openbaar gemaakt worden. Dan wordt aan de verplichting van de Woo om overheidsinformatie openbaar te maken voldaan en wordt er geïnvesteerd in de relatie tussen burger en overheid. Zo creëren we een transparante én menselijke overheid.
Adviseur zegt
Open Overheid is een belangrijk streven! Transparantie is daarbij essentieel. Tegelijkertijd moet er ook het besef zijn dat zoals alles in het leven ook het tegendeel waar is. Transparantie wordt misbruikt om de overheid ter discussie te stellen door (misbruik te maken van informatie) diegenen die andere persoonlijke belangen hebben. Is het algemeen belang altijd gediend met transparantie? Informatie moet je op zijn waarde kunnen en willen inschatten om deze relevante betekenis te geven. Om dat waar te maken zijn extra werkzaamheden en kosten onvermijdelijk. Het streven om formeel en informeel te verbinden is belangrijk, maar vraagt meer dan de eenvoudige hierboven beschreven oplossing. Gelukkig is daar onder leiding van een rijkscommissaris nu een discussie over gaande.