Uitvoering op z’n kop!

Wat voor leiderschap is er nodig van de gemeentesecretaris in tijden van transitie? In het essay Uitvoering op z’n kop! gaat Marcel Meijs hierop in. Het essay is een eerste aanzet om met elkaar de uitvoering eens goed op te schudden. Platform O publiceert het voorwoord.  

In het afgelopen decennium hebben zich maatschappelijke veranderingen voltrokken die grote impact hebben op hoe (politieke) instituties functioneren. Een groeiend deel van taken en verantwoordelijkheden van gemeenten vergt handelen dat in samenspraak met inwoners en maatschappelijke initiatieven plaatsvindt (samenwerkende gemeente), of handelen dat gericht is op het ondersteunen van de initiatieven van inwoners (faciliterende gemeente). Het is steeds minder vanzelfsprekend dat de gemeente zichzelf op het podium hijst als actor die bepaalt wat er gebeurt in de buurt of de gemeenschap.

Verwachtingen
Afgezien van deze verschuiving in taken en werkwijzen, ziet de gemeente zich ook geconfronteerd met een gewijzigd verwachtingspatroon vanuit de samenleving. Kort samengevat: de samenleving verwacht, zeker in de afgelopen vijf jaar, meer uitvoerings- kracht dan de overheid levert. En dat in een context waarin delen van de samenleving elkaar niet enkel wantrouwen, maar ook wantrouwend zijn richting de overheid, en die de legitimiteit van het overheidshandelen in twijfel trekken.

Gemeenten doen hun best om zich aan deze gewijzigde maatschappelijke werkelijkheid aan te passen. En deze aanpassingen hebben de gemeenten in de afgelopen jaren flink van kleur doen verschieten. De gemeente is zelf veranderd (de cultuur en werkwijze, maar ook relaties tussen de raad, B&W en ambtelijke organisaties), het relatiepatroon met andere overheden (er staat spanning op de verbanden in het Huis van Thorbecke), en vooral ook zijn de verbindingen met de samenleving geïntensiveerd. Al deze aanpassingen hebben een zware wissel getrokken op het functioneren van de ambtelijke organisatie en het leiderschap van de gemeentesecretaris.
Puttend uit eigen ervaring als gemeentesecretaris beschrijf ik hier de wisselwerking tussen de wijzigingen in de samenleving en het gemeentelijk aanpassingsproces, dat als resultante daarvan heeft plaatsgevonden. En welke rol hierbij toevalt aan het leiderschap van de gemeentesecretaris. Maar dit essay kijkt ook vooruit, naar hoe die leiderschapsrol de komende jaren opgepakt kan worden. Het wil food for thought aandragen voor de gemeentesecretaris die, in dit gemeentelijke aanpassingsproces, een bepalende rol wenst te spelen. En die versnelling wil aanbrengen bij het tot stand komen van de noodzakelijke veranderingen en het vergroten van de uitvoeringskracht.

Verandering
De kern van het leiderschap van de gemeentesecretaris betreft het omgaan met verandering. De gemeentesecretaris fungeert als gids, als facilitator en als coach in het veranderingsproces van de ambtelijke organisatie.
Allereerst beschrijf ik een overzicht van de belangrijkste wijzigingen in de gemeentelijke agenda van het afgelopen decennium. De decentralisaties in het sociaal domein, het toegenomen belang van de regio, de netwerksamenleving, de inwoners die steeds meer de beslissersrol opeisen, de ambtenaar als professional die op basis van gezag en niet op basis van protocol functioneert, spanningen binnen het Huis van Thorbecke, een groeiende behoefte aan gemoedsrust, en last but not least de sterk verschoven accenten binnen de perspectieven op de gemeentelijke sturing. Deze onderwerpen hebben de afgelopen jaren steeds meer aandacht en ambtelijke capaciteit opgeëist, en zo de agenda van de gemeentesecretaris overhoopgehaald.

Deze ontwikkelingen, zo is mijn ervaring, hebben ook ruimte gecreëerd voor een nieuw verhaal en een nieuwe agenda van de gemeentesecretaris. Er is ruimte ontstaan voor een gemeentesecretaris die actief wil werken aan andere spelregels en andere normen voor het ambtelijk handelen. Er is tevens een ruimte ontstaan waarbinnen het verandervermogen van de gemeentesecretaris, zijn agency, een vruchtbare voedingsbodem vindt. Maar, zo is mij eveneens gebleken, het vraagt ook een worsteling om deze ontstane ruimte te vullen met een in de samenleving gewenst ambtelijk handelen (bijvoorbeeld ‘maatwerk’, of ‘één loket voor multiproblematiek’).
Er ontstaat weliswaar ruimte voor de agency van de gemeentesecretaris, maar tegelijkertijd vergt het goed benutten van de ruimte van die gemeentesecretaris een stevige inzet en een portie onafhankelijkheid. Stevigheid en onafhankelijkheid zijn nodig omdat ‘oud’ gedrag niet vanzelf wijkt. En dit aangezien er in de samenleving sprake is van guur weer, van botsende logica’s, van schurende systemen en, binnen de gemeentelijke organisatie, van deels verouderde bedrijfsvoeringsmiddelen.

Kracht van verhalen
Mijn voorstel is: de uitvoering moet op z’n kop! En dit vereist van de gemeentesecretaris om consequent te denken en te handelen vanuit de logica van de uitvoeringsdriehoek Burger–Uitvoerder–Beleidmaker. Zowel in de eigen gemeentelijke organisatie, als in de netwerken waarin er samengewerkt wordt met andere overheden en publieke organisaties. En dat over de volle breedte van het gemeentelijke takenpakket; dus in alle vier de sturingskwadranten.
Verhalen inspireren en creëren ruimte om het anders te doen, ruimte voor andere spelregels en andere normen bij gemeentelijk handelen. Verhalen bieden ruimte om te experimenteren met nieuw gedrag. Verhalen vormen daarom de motor voor verandering en zijn aldus de drijvende kracht achter de agency van de gemeentesecretaris. In dit essay wordt een resumé gepresenteerd van de verhaallijn en van de onderwerpen die in dit “Verhaal van de Gemeentesecretaris” aan de orde zijn.
Een resumé van het verhaal van de gemeentesecretaris dat past bij het aanpassingsproces dat gemeenten op dit moment doormaken. Een verhaal dat handelt over nieuwe taken en werkwijzen, over de eigen koers die de gemeente hierbij kiest, zelfkritisch maar tegelijkertijd optimistisch van toon, een verhaal over de uitvoering op kop in alle vier de sturingskwadranten, over leren en gemoedsrust, over professionele autonomie en maatwerk. Maar ook over optrekken als één overheid en de noodzaak van de uitvoeringstoets. En natuurlijk bevat dit verhaal illustraties met mooie voorbeelden van burgerinitiatieven bij bijvoorbeeld de wijkaanpak of het sociale domein.

Kalmte
De gemeentesecretaris als verhalenverteller gidst, inspireert, verbindt en bouwt coalities met medestanders. Zowel in de ambtelijke organisatie als bij het bestuur en de politiek. En door verhalen te vertellen, versnelt de gemeentesecretaris het aanpassingsproces aan wat de samenleving van de overheid verwacht. Hij maakt hierdoor als het ware de geesten rijp, en maakt ambtenaren ‘hongerig’ naar het ter hand nemen van nieuw gedrag. Verhalen begeesteren en vormen een vruchtbare ‘onderlegger’ voor de agenda van de gemeentesecretaris. Het verhaal biedt de koers, de agenda faciliteert en coacht bij het aanleren van het gewenste nieuwe gedrag en de werkwijze.

In het laatste onderdeel van dit essay wordt de “Agenda van de Gemeentesecretaris” geschetst, gericht op het faciliteren en coachen bij de gewenste institutionele aanpassingen. De kern van deze agenda bestaat uit een viertal onderwerpen. Te weten de uit- voeringsdriehoek als leidraad, professionele autonomie als speerpunt, optrekken als één overheid, en gemoedsrust en leren.
Een agenda met deze vier thema’s, door jou nader te concretiseren naar wat er in jouw gemeente passend is, leidt tot een versnelling van het institutionele aanpassingsproces. En leidt tot meer uitvoeringskracht en maatwerk in die situaties waarin de inwoners knel zitten.
Deze agenda leidt er bovendien toe dat er verbinding ontstaat, binnen de gemeente tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie – maar ook verbinding tussen samenleving en overheid. Dat er een gedeeld beeld ontstaat van de sociale werkelijkheid en de opgaven en verantwoordelijkheden van de inwoners en gemeente. Het Verhaal en de Agenda vormen samen het script voor het leiderschap van de gemeentesecretaris. Een leider die als geen ander in staat is om de schare tot kalmte te brengen.

Lees hier het volledige essay van Marcel Meijs